XYXY-GRUPPE
Verhaltenskodex
Verhaltenskodex für Ethik im Geschäftsleben und Compliance
Präambel:
Die XYXY-GRUPPE lebt von dem Vertrauen der Kunden, der Lieferanten, der Kooperationspartner, der Gesellschafter, der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in die Leistung und Integrität unserer Gruppe. Das Vertrauen hängt im Wesentlichen davon ab, wie sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Geschäftsführer, Führungskräfte (im Folgenden: „Mitarbeiter“) verhalten und wie sie ihre Fähigkeiten zum Nutzen unserer Kunden/Geschäftspartner und der XYXY-GRUPPE einsetzen. Ziel ist es, Situationen vorzubeugen, die die Integrität unseres Verhaltens in Frage stellen können.
1 Zielsetzung/Anwendungsbereich
Der Gültigkeitsbereich dieses Verhaltenskodex soll sich auf alle Beteiligungen der XYXY GmbH erstrecken, an der die XYXY GmbH mit mehr als 49% am Stammkapital beteiligt ist (nachfolgend: „XYXY-GRUPPE“, „XYXY“ oder „Unternehmen“). Die Geschäftsführer dieser Beteiligungsgesellschaften werden hiermit aufgefordert analoge Kodex-Regelungen durch Ihre jeweiligen Gesellschafterversammlungen / Hauptversammlungen beschließen zu lassen.
Auf die übrigen Beteiligungsunternehmen (Beteiligungsquote < 49%) soll dieser Verhaltenskodex mangels unmittelbarer Einflussmöglichkeiten empfehlenden Charakter haben, wenngleich die hier kodifizierten Regelungen ihrer Natur nach auch für diese Gesellschaften vollumfänglich Anwendung finden sollten. Die Geschäftsführer dieser Beteiligungsgesellschaften werden hiermit ebenfalls aufgefordert analoge Kodex-Regelungen durch Ihre jeweiligen Gesellschafterversammlungen / Hauptversammlungen beschließen zu lassen.
Der Verhaltenskodex (Kodex) enthält somit die wichtigsten Regeln und Verhaltensgrundsätze, die für alle Mitarbeiter der XYXY-GRUPPE gelten. Der Begriff „Mitarbeiter“ schließt hier auch potenzielle Beiräte, Aufsichtsräte etc. mit ein.
Der Kodex dient dazu, den Mitarbeitern die grundlegenden rechtlichen und ethischen Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für die XYXY entsprechen müssen, transparent und bewusst zu machen sowie ihnen hierfür eine Orientierung zu geben.
2 Allgemeine Grundsätze
(1) Mitarbeiter sind gehalten, sich in ihrem Arbeitsumfeld redlich und fair, mit Anstand und Integrität zu verhalten und jeden Konflikt zwischen privaten und geschäftlichen Interessen zu vermeiden.
(2) Darüber hinaus sollen sie auch im Privatleben darauf achten den guten Ruf der XYXY-GRUPPE nicht zu beschädigen.
(3) Eine elementare Grundregel unseres Handelns ist die Einhaltung des geltenden Rechts. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die für uns geltenden gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Das Gleiche gilt für die ihnen mitgeteilten internen Anweisungen und Richtlinien. Zu unseren Grundsätzen gehört auch, jede Beteiligung an Geschäften zu vermeiden, die erkennbar darauf abzielen, gesetzliche Bestimmungen zu umgehen.
(4) Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, das Ansehen der XYXY-GRUPPE zu wahren und alles zu vermeiden, was der XYXY-GRUPPE insgesamt Schaden zufügen könnte. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern insbesondere persönliche Integrität und Verlässlichkeit.
(5) Die Missachtung gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Vorschriften sowie Verstöße gegen diesen Kodex können dem Ansehen der XYXY-GRUPPE und/oder einer Tochter- bzw. Beteiligungsgesellschaft schaden. Darüber hinaus können sie zu staatlichen Sanktionsmaßnahmen (Bußgeldbescheide, Eingriffe in den Geschäftsbetrieb) führen.
Ein Verstoß gegen den Kodex stellt eine Verletzung arbeits- oder dienstvertraglicher Pflichten dar und kann deshalb zivilrechtliche Konsequenzen haben. Ferner können auch strafrechtliche Sanktionen drohen, wenn die Verletzung des Kodex gleichzeitig einen Straftatbestand darstellt.
3 Nichtdiskriminierung
Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen achten. Wir tolerieren insbesondere keine Diskriminierung aufgrund der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität, außerdem keine sexuelle oder andere persönliche Belästigungen oder Beleidigungen. Wir dulden auch keine Nötigung oder Gewalt oder deren Androhung innerhalb der XYXY-GRUPPE.
4 Interessenkonflikte
Die Mitarbeiter sollen Situationen vermeiden, die zu persönlichen Interessenkonflikten führen können. Unvermeidbare persönliche Interessenkonflikte sind dem Vorgesetzten offen zu legen. In Zweifelsfällen ist der Vorgesetzte einzuschalten. Vorgesetzter ist jeweils der disziplinarische Vorgesetzte. Bei Geschäftsführern übernimmt die Gesellschafterversammlung die Vorgesetztenfunktion.
4.1 Vorteilsgewährung/Vergabe von Geschenken
Die Gewährung von Geschenken und anderen Vergünstigungen oder Einladungen zu Veranstaltungen ohne vorherrschenden geschäftlichen Charakter (z.B. Unterhaltungsveranstaltungen etc.) sind bis zu einem gewissen Grad mit der gängigen Geschäftspraxis vereinbar und ein legitimes Mittel, Geschäftsverbindungen aufzubauen und zu festigen. Sie können aber unter Umständen die professionelle Unabhängigkeit der Beteiligten in Frage stellen. Daher sollte besonders darauf geachtet werden, schon den Anschein von Interessenskonflikten oder die Möglichkeit einer Rufschädigung der XYXY-GRUPPE zu vermeiden.
Aus diesen Gründen sind folgende Regeln zu beachten:
(1) Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit weder unberechtigte Vorteile anbieten noch gewähren. Vorteilsgewährungen, die den Wert von 40 Euro übersteigen und Einladungen zu einer Unterhaltungsveranstaltung, die über ein normales Geschäftsessen hinausgehen, sind nur im Ausnahmefall bei besonderer Begründung zulässig und müssen in jedem Fall dem Vorgesetzten angezeigt werden.
(2) Vorteile oder Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen sollten niemals in der Absicht gewährt oder ausgesprochen werden, unredliche geschäftliche Vorteile zu erlangen. Dies gilt auch dann, wenn die Besorgnis besteht, dass eine solche Absicht unterstellt oder ein Interessenkonflikt angenommen werden könnte.
(3) Zuwendungen und Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen dürfen den Compliance-Regeln des Empfängers oder den lokalen Geschäftsstandards nicht widersprechen. Mitarbeiter, die vorhaben, Geschenke zumachen oder Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen auszusprechen, sollten sich deshalb vorher über diese Standards und Regeln informieren.
Es ist darüber hinaus zu beachten: Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen können auch bei dem Eingeladenen zu steuerlichen Konsequenzen führen – sie sind daher im Interesse der XYXY-GRUPPE aber auch im Interesse des Eingeladenen bei jeder Einladung zu Unterhaltungsveranstaltungen (auch Geschäftsessen) zu dokumentieren und dem Vorgesetzten sowie der zuständigen Buchhaltung offen zu legen.
(4) Jede Vorteilsgewährung muss transparent sein:
- Einladungen und Geschenke sind ausschließlich an die Geschäftsadresse des Empfängers zu richten oder zu liefern,
- Die Einschätzung, ob Honorare für Redebeiträge, Veröffentlichungen oder vergleichbare Leistungen sowie die entsprechenden Kostenerstattungen einen angemessenen Umfang übersteigen oder nicht, ist gemeinsam mit dem Vorgesetzten zu treffen.
4.2 Annahme von Vorteilen/Geschenken
Geschenke und Zuwendungen von Geschäftspartnern entsprechen bis zu einem gewissen Umfang den üblichen Geschäftspraktiken. Sie können jedoch ein Interessenkonfliktpotenzial beinhalten und den guten Ruf der XYXY-GRUPPE in Frage stellen.
Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit keine unberechtigten Vorteile annehmen. Sie dürfen daher keine den angemessenen Rahmen überschreitenden Geschenke, Einladungen oder sonstigen Vergünstigungen annehmen. Maßstab für die Angemessenheit ist auch hier die übliche Geschäftspraxis.
Die Annahme von Geschenken bis zu 40 Euro ist zulässig. Geschenke mit einem höheren Wert, die mit Blick auf die Geschäftsbeziehung nicht abgelehnt werden können, sind an das Unternehmen abzugeben; das über die weitere Verwendung entscheidet, wobei im Regelfall eine Verwertung zugunsten gemeinnütziger Organisationen erfolgen wird. Einladungen zu normalen Geschäftsessen dürfen angenommen werden. Einladungen zu anderen Veranstaltungen (z. B. mit überwiegendem Unterhaltungscharakter) dürfen ebenfalls angenommen werden, wenn sie einer üblichen Geschäftspraxis entsprechen; in diesen Fällen ist der Vorgesetzte vorher zu informieren. Die Annahme direkter finanzieller Zuwendungen ist ausnahmslos untersagt. Über sonstige Vergünstigungen, welche die o. g. Wertschwelle überschreiten, ist der Vorgesetzte zu informieren.
4.3 Zuwendungen an Amtsträger
Beamte, Politiker und andere Vertreter öffentlicher Institutionen dürfen in keinem Fall Geschenke, Zuwendungen oder Einladungen erhalten, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen könnten.
4.4 Bestechung/Korruption
Kein Mitarbeiter darf Bestechungsgelder anbieten oder gewähren. Bestechung ist eine Straftat, und zwar sowohl die Bestechung im geschäftlichen Verkehr als auch die Bestechung eines Amtsträgers. Im Umgang mit staatlichen Stellen oder Behörden ist besonders darauf zu achten, dass diesen keine Zahlungen oder sonstige Vorteile versprochen oder gewährt werden, um eine Handlung eines Beamten oder anderen Amtsträgers zu beeinflussen. Gleiches gilt ohne Ausnahme für den umgekehrten Fall. Jede Form von Bestechlichkeit, also die Annahme von Vorteilen, die auf die Gewährung einer Gegenleistung ohne Rechtsgrund abzielen, wird strafrechtlich und disziplinarisch verfolgt.
4.5 Vermeidung der Kollision privater und geschäftlicher Interessen
Jeder Mitarbeiter hat darauf zu achten, dass seine privaten Interessen nicht mit den Unternehmensinteressen oder den Interessen der XYXY-GRUPPE in Konflikt geraten. Dabei sind insbesondere folgende Regeln zu beachten:
(1) Der Abschluss von Verträgen und die Vergabe von Aufträgen für das Unternehmen haben ausschließlich unter wettbewerbsorientierten Gesichtspunkten zu erfolgen.
(2) Die Mitarbeiter dürfen das Unternehmen bei Geschäften, bei denen sie selbst oder ihre Familienangehörigen (Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder oder andere Verwandte, die in demselben Haushalt wie der Mitarbeiter leben) wirtschaftlich beteiligt sind, nur nach vorheriger Zustimmung ihrer Vorgesetzten vertreten.
(3) Alle finanziellen Beteiligungen an anderen Unternehmen, die im Wettbewerb mit der XYXY-GRUPPE stehen oder die Geschäftspartner der XYXY-GRUPPE sind, bedürfen der Zustimmung des Vorgesetzten. Dasselbe gilt für Aktienkäufe größeren Umfangs und alle Vermögenskäufe in diesem Zusammenhang.
(4) Die Aufnahme von Nebentätigkeiten bedarf der vorherigen Zustimmung des Vorgesetzten. Die Mitarbeiter dürfen keine Nebentätigkeiten oder sonstige eigenen Geschäftsinteressen verfolgen, die zu einem Konflikt mit den Unternehmensinteressen führen können. Generell gilt, dass jedes persönliche Interesse eines Mitarbeiters, das im Zusammenhang mit der Durchführung seiner dienstlichen Aufgaben steht, dem Vorgesetzten mitzuteilen ist, wenn die Gefahr eines Interessenkonflikts oder einer Rufschädigung für die XYXY-GRUPPE besteht.
5 Vertraulichkeit/Datenschutz
(1) Die Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit bei allen internen vertraulichen Angelegenheiten des Unternehmens sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über unsere Kunden/Geschäftspartner verpflichtet. Vertraulich sind all diejenigen Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen, z. B. weil sie für Wettbewerber von Nutzen sein oder bei ihrer Offenlegung dem Unternehmen oder dessen Geschäftspartnern schaden könnten. Typischerweise zählen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie nicht veröffentlichte Zahlen des Berichts¬ und Rechnungswesens zu den vertraulichen Informationen.
(2) Vertrauliche Informationen sind vor unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen. Auch im unternehmensinternen Umgang ist generell darauf zu achten, dass vertrauliche Informationen nur an diejenigen Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
(3) Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für einen genau definierten Zweck zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. In Zweifelsfällen ist der Vorgesetzte einzuschalten.
6 Geldwäsche/Wirtschaftskriminalität/Verbot von Bargeschäften
(1) Alle Mitarbeiter haben darauf zu achten, dass die XYXY-GRUPPE nicht zur Geldwäsche oder für andere illegale Zwecke missbraucht werden kann. Generell gilt hierzu, dass die Mitarbeiter sich vor einer geschäftlichen Transaktion über das geschäftliche Umfeld des Vertragspartners, den Vertragspartner selbst und den Zweck des von ihm beabsichtigten Geschäfts ausreichende Informationen beschaffen.
(2) Bei Verdachtsmomenten sind Nachforschungen anzustellen. Transaktionen, die unrechtmäßig erscheinen, sind abzulehnen. Bei allen Verdachtsfällen ist der jeweilige Vorgesetzte zu informieren.
(3) Evtl. bestehende Anzeigepflichten, insbesondere nach dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten („Geldwäschegesetz“) sind zu beachten.
(4) Alle Zahlungsvorgänge müssen unbar erfolgen, sofern nicht Barauslagen bis maximal 40 Euro unvermeidbar sind.
7 Wettbewerb/Kartellverbot
(1) Die XYXY-GRUPPE ist dem Grundsatz verpflichtet, ihre Geschäftsziele mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln zu verfolgen. Sie beteiligt sich am Wettbewerb mit rechtmäßigen und fairen Mitteln. Auch für jeden einzelnen Mitarbeiter gilt die Verpflichtung, die Regeln des Wettbewerbsrechts zu beachten.
(2) Verhaltensweisen, die immer einen Kartellverstoß darstellen, sind u. a. Absprachen mit Wettbewerbern über Preise und Bedingungen. Ebenso unzulässig ist die Abgabe von Scheinangeboten, die sich auf die Preisbildung von Produkten oder Dienstleistungen auswirken können.
(3) Bei Zweifelsfragen über die Zulässigkeit des Verhaltens im Wettbewerb ist stets die Rechtsabteilung der XYXY-GRUPPE zu konsultieren.
8 Umgang mit Geschäftspartnern/Kunden
Die XYXY-GRUPPE ist dem Grundsatz des fairen und offenen Umgangs mit ihren Geschäftspartnern verpflichtet. Die XYXY-GRUPPE ist bestrebt, ihre Geschäftspartner/Kunden bestmöglich zu beraten, um ihnen eine ihren Interessen entsprechende, vernünftige Entscheidung zu ermöglichen. Potenzielle Konflikte mit Interessen von Kunden und anderen Geschäftspartnern müssen rechtzeitig erkannt, so weit wie möglich vermieden oder – wo dies nicht möglich ist – angemessen gelöst werden.
9 Integrität der Informationen/Kommunikation
(1) Alle Aufzeichnungen und Berichte müssen – unabhängig davon, ob sie nur der internen oder auch der externen Kommunikation dienen – korrekt, vollständig und wahrheitsgemäß sein. Dies gilt in besonderem Maße für die Buchführung und die Rechnungsabschlüsse wie auch die sonstigen Berichte über die Geschäftsentwicklung und die Finanzlage des Unternehmens.
(2) Offizielle Stellungnahmen gegenüber den Medien sowie die Kommunikation mit den Medien und sind vorher mit dem jeweiligen Vorgesetzten abzustimmen. Ähnliches gilt für die Äußerungen gegenüber staatlichen Stellen und Aufsichtsbehörden.
(3) Die Kommunikation mit diesen Stellen darf nur über die hierfür zuständigen Ansprechpartner geführt werden.
(4) Wenn ein Mitarbeiter in der Öffentlichkeit als Vertreter der XYXY-GRUPPE in Erscheinung tritt oder an einem Gespräch in einer Weise teilnimmt, dass er als Vertreter der XYXY-GRUPPE wahrgenommen werden könnte, ohne hierzu vom Vorgesetzten autorisiert worden zu sein, muss er deutlich machen, dass er als Privatperson handelt.
10 Schutz der Unternehmenswerte
(1) Zu den Vermögenswerten der XYXY-GRUPPE gehören nicht nur Sachwerte/Eigentum, sondern auch immaterielle Güter (geistiges Eigentum einschließlich Softwareprodukte), Informationen sowie die Ideen und das Wissen unserer Mitarbeiter.
(2) Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz dieser Unternehmenswerte verantwortlich. Die Unternehmenswerte dürfen nur für zulässige Geschäftszwecke, keinesfalls für rechtswidrige Zwecke benutzt werden. Eine Nutzung von Betriebsmitteln und Ressourcen des Unternehmens (u. a. Telefon, Computer, Internet und sonstige Informationstechnologie) zu privaten Zwecken ist nicht zulässig, es sei denn, die private Nutzung wurde vertraglich ausdrücklich vorbehalten.
(3) Dem Schutz der Unternehmenswerte und schließlich auch der Vermeidung einer haftungsrechtlichen Inanspruchnahme dienen nicht zuletzt die gesetzlichen Sicherheitsbestimmungen (u. a. zur Arbeitssicherheit, Richtlinien zu Informationssicherheit und Datenschutz), die von jedem Mitarbeiter zu beachten sind.
11 Umweltschutz
Für die Mitarbeiter besteht die Verpflichtung, bei ihrem Handeln und ihren Entscheidungen die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen und Belastungen der Umwelt so weit wie möglich zu vermeiden oder zu reduzieren.
12 Spenden/Sponsoring
(1) Bei Spenden und Sponsorengeldern ist darauf zu achten, dass die Vorschriften der jeweiligen Rechtsordnung und die intern dafür geltenden Bestimmungen eingehalten werden. Spenden dürfen an Institutionen zur Förderung von Bildung und Wissenschaft, Kunst und Kultur sowie für soziale oder andere als förderungswürdig anerkannte Zwecke vergeben werden. Spenden sollen steuerlich abzugsfähig sein.
(2) Spenden an politische Parteien erfolgen nur in dem gesetzlich zulässigen Rahmen und müssen von der jeweiligen Gesellschafterversammlung genehmigt werden.
(3) Beim Sponsoring ist darauf zu achten, dass kein Missverhältnis zwischen den Leistungen des Sponsors und dem angestrebten wirtschaftlichen Zweck besteht. Sponsoringverträge sind – vor dem Hintergrund der komplexen steuerrechtlichen Bewertung – in jedem Einzelfall vor deren Abschluss dem Vorgesetzten offen zu legen.
(4) Sonstige freiwillige Zahlungen oder Leistungen, denen keine adäquate Gegenleistung gegen–übersteht, sind untersagt, solange es sich nicht um zulässige Geschenkt im Sinne der vorstehenden Regelungen handelt.
13 Umsetzung/Meldung von Verstößen/Zweifelsfragen
(1) Jeder Mitarbeiter ist für die Einhaltung der in diesem Kodex festgehaltenen Verhaltensregeln verantwortlich. Die Vorgesetzten sorgen dafür, dass ihre Mitarbeiter mit dem Inhalt des Kodex vertraut sind und die für sie geltenden Regeln und Verhaltensgrundsätze beachten; durch ihr eigenes Verhalten geben sie ihren Mitarbeitern ein Vorbild. Umgekehrt sollten die Mitarbeiter sich an ihre Vorgesetzten wenden, wenn sie Zweifel bei der Anwendung dieser Kodex-Regeln haben.
(2) Wenn ein Mitarbeiter von einem erheblichen Verstoß gegen Gesetze oder gegen die Regeln dieses Kodex Kenntnis erhält, insbesondere bei Fällen von Betrug, Korruption, Bilanzfälschung oder anderen Handlungen, die strafrechtliche oder zivilrechtliche Folgen auslösen könnten, soll er seinen Vorgesetzten informieren. Die Informationen sollen es dem Unternehmen ermöglichen, auf eventuelle Missstände rechtzeitig zu reagieren und diese abzustellen. Die eingehenden Hinweise werden vertraulich und mit der erforderlichen Sorgfalt behandelt. Dem betreffenden Mitarbeiter entstehen durch seine Anzeige keine Nachteile, wenn er sie nach bestem Wissen und Gewissen und in redlicher Absicht erstattet hat.
(3) Wenn Mitarbeiter unsicher sind, ob ein geplantes Verhalten, die Gewährung oder Annahme von Vorteilen oder eine andere, der in den vorstehenden Regelungen thematisierten Situationen im konkreten Zusammenhang einschlägig sein könnte, ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, die Fragestellung/Situationen
- seinem Vorgesetzten bzw.
- dem Compliance-Verantwortlichen der XYXY-GRUPPE, dem kaufmännischen Geschäftsführer bzw. wenn nicht vorhanden dem kaufmännischen Leiter bzw. Direktor,
vor der Umsetzung anzuzeigen und eine Entscheidung abzuwarten. Mitarbeitern der XYXY-GRUPPE ist es untersagt, mögliche Verstöße gegen die in diesem Kodex niedergelegten Grundsätze selbst und allein zu verantworten. Verstöße, auch solche, die in bester Absicht begangen werden, werden nicht toleriert werden.
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Die Gesellschafter der XYXY GmbH
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