Grundsätzlich
Jede Gesellschafterversammlung einer GmbH, die nicht
- die Feststellung des Jahresabschlusses,
- den Beschluss zur Gewinnverwendung,
- den Beschluss zur Entlastung der Geschäftsführung,
- die Wahl des Abschlussprüfers
zum Thema hat, ist eine „außerordentliche“ Gesellschafterversammlung. Dieser Leitfaden soll dem Versammlungsleiter helfen die Gesellschafterversammlung zu steuern und zu strukturieren.
Begrüßung
Erfolgt durch den Vertreter aus dem anwesenden Gesellschafterkreis, der die meisten Anteile an der GmbH vertritt. In der Praxis übernimmt das aber meist der Geschäftsführer bzw. ein Mitglied der Geschäftsführung, deshalb ist der nachfolgende Dialog aus Sicht des Geschäftsführers dargestellt.
„Sehr geehrte Damen und Herren,
als Geschäftsführer der XY GmbH begrüße ich Sie alle sehr herzlich zur heutigen außerordentlichen Gesellschafterversammlung der XY GmbH hier am Sitz der Gesellschaft.“
Versammlungsleitung und Protokollführung
„Bevor wir mit der außerordentlichen Gesellschafterversammlung beginnen, müssen wir einen Versammlungsleiter und einen Protokollführer festlegen. Ich würde mich als Versammlungsleiter anbieten und mich (alternativ Herr/Frau XY) als Protokollführer vorschlagen. Gibt es Einwände gegen diese Vorgehensweise?“
Entscheidung abwarten! (Anmerkung: will sowieso kein anderer machen.)
„Ich stelle fest, dass es gewünscht ist, dass ich die Gesellschafterversammlung leiten soll und dass ich auch die Ausfertigung des Protokolls übernehmen soll.“
Formalien und Regularien
„Vor dem Eintritt in die Tagesordnung möchte ich auf die folgenden Formalien und Regularien der heutigen Gesellschafterversammlung hinweisen und stelle dazu Folgendes fest:“….
Gäste und Teilnehmer
- Grundsätzlich hat jeder Gesellschafter ein Teilnahmerecht unabhängig vom Stimmrecht,
- jeder Bevollmächtigte sofern er sich mittels Vollmachtsoriginal und nachvollziehbarer Unterschrift unter der Vollmacht (also mit erkenntlichem Klarnamen) als bevollmächtigt ausweisen kann,
- Beistände, wie Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und sonstige Dritte nur dann, wenn eine (stillschweigende) Zustimmung der Gesellschaftermehrheit das duldet; es schadet aber überhaupt nicht, wenn der Versammlungsleiter explizit nachfragt, ob die Zulassung des Gastes XY für alle in Ordnung ist,
- Geschäftsführer haben kein Teilnahmerecht, aber eine Teilnahmepflicht, auf Verlangen der Gesellschaftermehrheit,
- Beirat je nach Satzungsregelung,
Gibt es beurkundungspflichtige Vorgänge z.B. bei Kapitalerhöhungen etc., dann nimmt der Notar ebenfalls teil.
Feststellung der form- und fristgerechten Einberufung
„Die heutige außerordentlichen Gesellschafterversammlung wurde form- und fristgerecht durch Einladung per Email/per Post an jeden namentlich bekannten Gesellschafter am 00.00.00 einberufen.
Eine Kopie der Einladung liegt hier vor (ggf. eine Kopie der Einladung liegt dem anwesenden Notar vor) und wird dem Protokoll zu dieser Gesellschafterversammlung beigefügt.“
Zuleitung von Unterlagen
„Die Ihnen vorliegende Einladung mit der Tagesordnung und dem Beschlussvorschlägen der Geschäftsführung ist damit den Gesellschaftern zugeleitet worden. Die zugänglich gemachten Unterlagen liegen hier zusätzlich noch einmal in Kopie vor und können auf Wunsch erneut ausgehändigt werden.“
Gegenanträge
„Der Gesellschaft ist im Vorfeld der Gesellschafterversammlung kein Gegenantrag von einem Gesellschafter zugegangen.“
Erweiterung der Tagesordnung
„Anträge auf Erweiterung der Tagesordnung wurden ebenfalls nicht gestellt. Werden jetzt noch Anträge gestellt? Ich stelle fest, dass ist nicht der Fall.“
„Ich stelle damit fest, dass die heutige Gesellschafterversammlung form- und fristgerecht einberufen ist.“
„Ich frage dennoch, ob Einwendungen gegen Form und Frist der Einladung erhoben werden. Ich stelle fest, dass dies nicht der Fall ist.“
Video- und Tonaufnahmen bei einer GmbH-Gesellschafterversammlung
„Ich darf darauf hinweisen, dass weder Ton noch Videoaufnahmen erfolgen noch erlaubt sind. Ich bitte daher alle Teilnehmer, sofern Sie ein Mobilfunkgerät dabei haben, dieses auf „stumm“ zu schalten und es hier im Raum nicht zu benutzen, weil dies die Mitgesellschafter und den Ablauf der Versammlung stört.“
Feststellung des Versammlungsraums
„Ich weise darauf hin, dass der Versammlungsraum nur dieser Raum ist. Die Abgabe der Stimmen, zu denen ich ausdrücklich aufrufen werde, ist nur hier im Raum möglich.“
Satzung
Eine aktuelle Satzung der Gesellschaft ist im Versammlungsraum auszulegen und für jeden Gesellschafter zugänglich sein.
Teilnehmerverzeichnis
Jeder potenzielle Versammlungsleiter bzw. der Geschäftsführer, sollte sich im Vorfeld einer Gesellschafterversammlung eine Excel-Tabelle aufbauen, die im Rahmen der Gesellschafterversammlung als Teilnehmerverzeichnis und zur Berechnung der Stimmen bzw. Stimmverhältnisses dienen kann.
„Ich werde jetzt das Verzeichnis der anwesenden Gesellschafter erstellen und die Präsenz festhalten und dokumentieren (dem ggf. anwesenden Notar ist eine Zweitschrift des Teilnehmerverzeichnisses zu übergeben).“
„Änderungen des Verzeichnisses (weil ggf. ein Gesellschafter später dazu kommt und/oder ein anderer die Versammlung verlässt) werden in Nachträgen ebenfalls festgehalten (und ebenfalls ggf. dem Notar übergeben).“
Bevollmächtigung andere Gesellschafter
„Gesellschafter, die die Gesellschafterversammlung endgültig verlassen wollen, können einen anderen Gesellschafter mit der Wahrnehmung Ihrer Stimmrechte bevollmächtigen. Dies muss jedoch schriftlich erfolgen, wobei ich Ihnen insoweit behilflich sein werde.“
Bekanntgabe der Abstimmungsart
„Als Versammlungsleiter habe ich über die Art und Weise bzw. Form der Abstimmung zu entscheiden. Grundsätzlich bitte ich darum, dass die Abgabe der Stimmen nach meiner unmittelbaren Aufforderung zur Herbeiführung der Beschlusslage mittels einfachen Handzeichens erfolgt. Ich werde die Ja-Stimmen und die Nein-Stimmen separat ermitteln und dokumentieren. Die Stimmenthaltungen werden nicht gesondert festgestellt; Gesellschafter, die sich enthalten wollen, brauchen also nichts zu tun. Die Abstimmung wird grundsätzlich offen erfolgen, soweit nicht von der Gesellschafterversammlung eine entsprechende andere Art der Wahl beschlossen wird. Ich bitte darum, dass entsprechende Anträge diesbezüglich, unmittelbar vor der Beschlussfassung an mich gerichtet werden.“
„Jeder Anteil von 1,– EUR gewährt eine Stimme.“
„Ich behalte mir vor, auf ein anderes Abstimmungsverfahren überzugehen, wenn dies notwendig und/oder zweckmäßig sein sollte.“
„Soweit zu den Regularien.“
Feststellung der Beschlussfähigkeit
„Auf Basis des Teilnehmerverzeichnisses und des Vergleichs zur Regelung in der aktuellen Satzung stelle ich hiermit fest, dass xy% der Gesellschafter heute hier anwesend oder vertreten sind; wir sind damit gemäß den Regelungen in der aktuellen Satzung beschlussfähig.“
Tagesordnung einer GmbH-Gesellschafterversammlung
„Nach Erledigung der Formalitäten treten wir nun in die Erledigung der Tagesordnung ein.“
Abarbeitung der Top‘s
Der Versammlungsleiter führt Top für Top durch die Tagesordnung. Am Ende jedes Tops liest er den Beschlussvorschlag der Tagesordnung exakt vor und fordert die Gesellschafter zur Stimmabgabe 1. Ja-Stimmen; 2. Nein-Stimmen auf, überträgt das Ergebnis in das Teilnehmerverzeichnis, dokumentiert es und verkündet das Ergebnis, ob der Beschluss mit wie vielen Stimmen und welchem Stimmrechtsanteil angenommen oder abgewiesen wurde.
„Ich stelle fest, dass die Gesellschafterversammlung beschlossen hat (hier den Beschluss wiederholen) und zwar mit XY Ja-Stimmen gegen ZV Nein-Stimmen (et vice versa).“
Hinweis auf Mehrheitserfordernisse
Sind Beschlüsse mit bestimmten Mehrheitserfordernissen zu fassen, dann muss der Versammlungsleiter vor der Herbeiführung der Beschlusslage, auf diese Besonderheit hinweisen. Z.B. >75% bei Stammkapitalerhöhungen, oder wenn es gemäß Satzung und/oder Geschäftsordnung Geschäftsvorfälle gibt, die von der gesetzlichen Mehrheitsregelung abweichen.
Stimmverbote bei einer GmbH-Gesellschafterversammlung
- Bei Interessenskonflikten beim In-sich-Geschäft und beim Richten in eigener Sache,
- Interessenskollision,
- Doppelvertretungen,
- Entlastungen von sich selbst als Geschäftsführer,
- Befreiung von einer Verbindlichkeit,
- Rechtsstreit gegenüber Gesellschafter,
- Vornahme Rechtsgeschäft zwischen Gesellschaft und Gesellschafter.
Stimmrecht darf nicht ausgeübt werden, Teilnahmerecht bleibt. Bestehen Zweifel, Stimmen mitzählen, dokumentieren und später durch Anwalt klären lassen.
Kein Stimmverbote
- Bei sog. Sozialakten,
- Bestellung als Organmitglied,
- Festlegung und Änderung Anstellungsbedingungen,
- Abberufung als Organmittglied und Beendigung Anstellungsvertrag (wenn nicht aus wichtigem Grund beendet wird),
- Kapitalerhöhungsbeschlüssen,
Zustimmung zur Übertragung von Geschäftsanteilen (soweit nach Satzung erforderlich).
Ordnungsmaßnahmen
Jede Ordnungsmaßnahme im Rahmen und im Zusammenhang mit der Gesellschafterversammlung, die durch den Versammlungsleiter vorgenommen werden, kann durch eine einfache Mehrheitsentscheidung der Gesellschafter verdrängt werden.
Protokoll einer GmbH-Gesellschafterversammlung
Unmittelbar im Anschluss an die Gesellschafterversammlung erstellt der Protokollführer das Protokoll, unterschreibt es gemeinsam mit dem Versammlungsleiter und übermittelt es jedem Gesellschafter, also auch denjenigen, die nicht an der Gesellschafterversammlung teilgenommen haben.
Bei Vorgängen, die der Beurkundung bedürfen, fertigt der Notar die Urkunde aus.
Unrichtigkeiten im Protokoll können jederzeit geltend gemacht werden, die Beweislast trägt derjenige, der die Unrichtigkeit bemängelt.
Protokollinhalte:
- Ort und Tag der Gesellschafterversammlung,
- Name Protokollführer und Versammlungsleiter,
- Teilnehmerverzeichnis und Feststellung Vollmachten (Anlage),
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung,
- Beschlussanträge im Wortlaut,
- Rügeverzicht bzgl. Einhaltung formeller Vorschriften,
- Art der Abstimmung (bei Besonderheiten),
- Hinweis auf Stimmverbote,
- Feststellung des Abstimmungsergebnisses oder bloße Protokollierung
(Ja- und Nein-Stimmen, Enthaltungen, abgegebene Stimmen, ungültige Stimmen), - Widersprüche von Gesellschaftern,
- verfahrensleitende Verfügungen (Unterbrechung, Vertagung, Verweis etc.),
- Unterschrift Protokollführer und Versammlungsleiter, bei schwierigen Gesellschafterentscheidungen am besten auch die Gesellschafter
Klingt einfach, ist manchmal aber doch schwierig, deshalb die Zusammenfassung.
Dirk Stader
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